歓送迎会の幹事を任されたときの注意点

歓送迎会の幹事を任されたときの注意点

春は出会いと別れの季節です。
人事異動で別の部署は他の支店で働くことになる方、
新たに他の部署や支店から移動してくる方、
新入社員が入ってきたりと今までと働くメンバーが大きく変わる季節でもあります。
今までお世話になった方への苦労と新天地での活躍を激励して、
新たに一緒に働くことになった方に対しては歓迎の意味を込めて歓送迎会を行います。
もしくは歓迎会、送別会と分けて行うこともあります。
もしも歓送迎会、歓迎会、送別会の幹事を任せられることになったら、
どのような点に気を付けたらよいのでしょうか。

 

まず幹事を任されて最初に行うのがお店選びです。
適当なお店が見つかったら、早めに予約をとっておくことをおすすめします。
この時期は歓送迎会や送別会、歓迎会がどこの職場でも行われます。
特に週末は飲み会も集中しますので、希望するお店が予約できない事も十分考えられます。
万が一予約が取れなかったときのことを考えて、
第二希望、第三希望くらいまでお店の候補を挙げておくといいでしょう。

 

歓送迎会の幹事の場合は、お店を予約したら終わりではありません。
歓送迎会では歓送迎される対象となる方の紹介や挨拶をする時間を設けます。
そのためにも会をある程度仕切って進行していかなくてはいけませんので、
その司会進行役を幹事が務めるのです。
会場が決まったら当日の段取りなど他の幹事と協力して考えていかなくてはいけません。
予約した会場を一度下見に行って見て、どこに誰を座らせたらいいのかを考えるのも幹事の仕事です。
上役は上座に座らせて、歓送迎される方は一か所にかたまって座ってもらった方がいいでしょう。